Référents cloud - partie 3 : lancer l'activité

30 July 2020

Pour lancer l'activité, il faut d'abord constituer le groupe de façon formelle : informer chaque membre de ce qui est attendu, communiquer les objectifs et les règles, recueillir l'adhésion. Puis informer les équipes IT des nominations, expliquer de quelle façon se sont faits les choix pour éviter les jalousies, et demander le support de tous : aider en libérant du temps, apporter sa contribution lorsqu'elle est sollicitée, favoriser la réussite du projet de toutes les façons possibles. C'est un jeu d'équipes, au pluriel : les référents n'abandonnent pas leurs équipes d'origine, ils ont une tâche de plus, une tâche stratégique, transformatrice, qu'il faut favoriser et soutenir. Chacun aura son rôle à jouer dans l'exploration puis plus tard dans la migration et enfin dans les opérations. C'est aussi pour cela que j'apprécie le terme d'éclaireurs : dans la réalité militaire, les éclaireurs ne sont pas une élite, des privilégiés qui partent en promenade en avance. Ces sont des soldats qui partent vers un inconnu hostile et dangereux. Ils ne le font pas pour eux, mais pour leurs camarades restés à l'arrière. Dans notre approche du cloud, c'est la même chose : les éclaireurs partent devant pour le bénéfice futur du groupe. S'ils ne risquent pas leur vie, ils auront cependant besoin de soutient dans les moments difficiles.

Pour soutenir cette activité, pas besoin de ré-inventer la roue, les outils que vous possédez déjà étant certainement largement suffisants pour ce petit groupe. Détaillons quelques éléments :

1. un outil de communication rapide

Vos référents ne vont pas travailler ensemble pendant de longues périodes. Ils vont tenir des réunions pour faire le point, partager leurs progrès et leurs questions, mais le reste du temps, ils seront au sein de leurs équipes respectives et pour favoriser les interactions sans pour autant surcharger les boites mails, un groupe Teams, Slack ou même WhatsApp, permet la communication rapide au sein du groupe.

2. un espace de collaboration pour échanger et documenter

La documentation est la mémoire de l'équipe. Un espace qui permette l'accumulation et le partage de la connaissance est indispensable ; créez donc un espace qui leur soit dédié sur votre Sharepoint ou votre Wiki pour stocker et partager la documentation des fournisseurs, les documents créés, les schémas et principes d'architecture, etc...

3. des outils et les règles pour en acquérir d'autres

A nouvelle activité, nouveaux outils. Edictez quelques règles de base : fournisseurs autorisés/écartés, préférence ou pas pour l'open source, règles d'achat et budget. Et le cas échéant, rappelez les règles de validation et d'installation de logiciels si de telles règles sont en vigueur dans votre entreprise. Bonne nouvelle : dans le monde cloud, la plus-part des outils nécessaires sont open-source et gratuits, en tout cas pour une utilisation à petite échelle ou exploratoire.

4. un accès au cloud

C'est une évidence, mais il faudra un accès au cloud du fournisseur choisi, ou de plusieurs fournisseurs si aucun n'est encore pressenti et qu'une sélection doit avoir lieu. Il faudra réfléchir à un accès par référent ou un accès pour le groupe et bien-sûr autoriser l'accès au support du fournisseur mais aussi au support de sociétés de service spécialisées et des éditeurs de solution qui peuvent vous faire gagner beaucoup de temps en partageant leur expérience.

5 un budget

Bien-sûr, des frais sont à prévoir : frais d'infrastructures dans le cloud, achats de logiciels, support, etc... Donnez à votre équipe un budget (nous sommes dans le cloud, pas besoin de fortunes déraisonnables) et laissez-les le gérer : cela les mettra en prise directe avec le problème de la gestion des coûts dans le cloud, qui est l'un de leurs sujets de travail. Résistez à la tentation de n'octroyer l'argent que sur demande spécifique, motivée et validée par les couches de management supérieures. Au mieux cela ralentira le projet, au pire cela tuera, certaines personnes étant effrayées à l'idée de demander un budget ou même de remplir la paperasse correspondante. Si vous voulez tuer le porjet, c'est une bonne technique, mais nous ne sommes pas là pour cela, n'est-ce pas ?

6. des objectifs

Ah, les objectifs ! Nous avons vu les activités d'un groupe de référents dans la première partie de cette série d'articles. A partir de là, pour les activités que vous aurez retenues, il faut tirer une liste de livrables et donc d'objectifs à atteindre. On peut citer, sans ordre particulier :

  • la sélection d'outils pour la mise en place des pratiques Infrastructure as Code,
  • les procédures Infrastructure as Code : le mode d'emploi pour les collègues, en quelque sorte,
  • un premier jeu de modules IaC,
  • des architectures validées,
  • des formations recommandées (et chiffrées) pour tout le groupe IT,
  • la stratégie de gestion des utilisateurs et des comptes,
  • les politiques de droits et de sécurité,
  • etc.

A vous de fixer vos objectifs selon votre situation, vos équipes, votre groupe de référents... Il est inutile de leur asséner des objectifs trop ambitieux dès le départ : cette activité de référent se fait en parallèle (= en plus) de leurs activités habituelles, et il y a beaucoup à couvrir, tant du point de vue technique que du point de vue organisationnel. Une entrée en matière graduelle est judicieuse, quitte à changer au fur et à mesure, la composition de l'équipe de référents pour faire entrer d'autres profiles, d'autres compétences et ré-équilibrer les forces si nécessaire. Pensez aussi à bien décrire les objectifs pour éviter les ambiguïtés et les malentendus. Un objectif clair pour tous est plus facile à atteindre qu'une cible mouvante ou dont les contours sont flous.

7. du temps !

Bien-sûr, vous n'avez pas tout le temps du monde, mais il faudra cependant vous laisser le temps de la découverte, de la familiarité avec les nouveaux concepts et les nouveaux outils. Si le temps est difficile à trouver, dites-vous que la précipitation est facteur d'échec. Et si le temps presse, vous pouvez toujours vous faire assister par des spécialistes qui vous feront gagner un temps précieux en partageant leur expertise.